Wie Besuchermanagement die Herausforderungen der physischen Sicherheit meistert: 7 Wege
Geht es um den physischen Zugang, ist der Eingangsbereich die erste Verteidigungslinie eines Unternehmens. Trotzdem arbeiten auch moderne Unternehmen heute noch mit den gleichen unsicheren und ineffizienten Besuchermanagement-Lösungen wie vor 10 Jahren. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen noch immer auf Besucherbücher mit händigen Eintragungen zurückgreift oder bereits begonnen hat, den Eingangsbereich zu digitalisieren – es gibt allgemeine Sicherheitsherausforderungen, die mit einer integrierten Besuchermanagement-Lösung leicht zu bewältigen sind.
1. Zugang für Besucher ohne vorherige Überprüfung oder Background-Check
Mitarbeiter sind bekannte Identitäten innerhalb eines Unternehmens und es ist wahrscheinlich, dass sie verschiedene Kontrollen und Genehmigungsverfahren durchlaufen, bevor ihnen Zugang zu bestimmten Gebäudebereichen erteilt wird. Doch was ist mit Besuchern, die unbekannt sind und damit ein Risiko darstellen? Ist Ihre Besucherverwaltungsstrategie zu einfach konzipiert, um notwendige Überprüfungen und Background-Checks für diese Personen durchzuführen, ist die Sicherheit des Unternehmens grundlegend gefährdet.
Besuchermanagement-Lösungen von HID können Informationen von angemeldeten oder unangemeldeten Besuchern mit nationalen und lokalen Überwachungslisten, Sexualstraftäterregistern sowie internen Datenbanken auf mögliche Übereinstimmungen prüfen. Diese Prüfungen können so konfiguriert werden, dass sie zusätzliche Arbeitsabläufe auslösen, wie z.B. das automatische Versenden von E-Mail-Anfragen an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen zwecks Genehmigung oder die Verweigerung des Besuchs, falls die ID eines Besuchers in einer Überwachungsliste für Gefährder geführt wird.
2. Ausstellung von Besucherausweisen ohne Zutrittsbeschränkung (“All-Access”)
Eingangsbereiche können sehr belebt und somit stressige Orte sein. Um die Situation zu entspannen, geben Unternehmen oft Besucherausweise ohne Zutrittsbeschränkung (“all-access”) aus. Meist geschieht dies, um Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen oder einfach aus dem Grund, dass das Unternehmen über keine moderne Lösung verfügt, die es erlaubt, bestimmte Zutrittsrechte zu gewähren oder schlicht auf einfache Namensschilder zurückgreift.
Mit einer entsprechenden Besuchermanagement-Lösung, die in das Zutrittskontrollsystem Ihres Unternehmens integriert ist, kann Zugang zu bestimmten Gebäudebereichen gewährt und die Ausgabe von Besucherausweisen ohne Zutrittsbeschränkung vermieden werden. Besucherausweise ohne Zutrittsbeschränkung stellen ein hohes Sicherheitsrisiko dar, wenn sie durch den Besucher nicht zurückgegeben werden oder verloren gehen. Wenn Sie möchten, können Sie mobile QR-Codes oder elektronische ID-Karten nutzen, die Besuchern per E-Mail übermittelt und während des Besuchs an den Drehkreuzen einfach gescannt werden.
3. Geringe Transparenz von Besucheraktivitäten und Erkennen von Sicherheitsrisiken
Die begrenzte Kenntnis von Besucherdaten über das Besucherbuch oder Tabellen hinaus hat einen Mangel an sicherheitsrelevantem Wissen zur Folge, der unerkannte Risiken birgt. Hinzu kommt, dass alternative Prozesse zur Identifizierung dieser Risiken in einer Organisation eher isoliert als standardisiert ablaufen.
Es wird oft angenommen, dass der Einblick in Besucherdaten über Datum und Uhrzeit des Eincheckens hinaus nur mit komplizierten und teuren Technologien möglich sei, die lediglich für große Organisationen realistisch sind. In Wahrheit ist das Sammeln von brauchbaren und aussagekräftigen Besucherdaten für alle Organisationen realisierbar, wenn man die Bandbreite der verfügbaren Lösungen bedenkt — von preisgünstigen, einfach zu implementierenden Lösungen wie dem HID WorkforceID™ Visitor Manager, bis hin zu hoch skalierbaren und spezialisierten Lösungen wie dem HID SAFE™ Visitor Manager.
Integrierte Lösungen für das Besuchermanagement bieten Unternehmen Live-Dashboards mit Informationen über die aktuelle und bevorstehende Besucheranzahl, Check-In-, Aufenthalts- und Check-Out-Zeiten sowie Besucher- und Hostdaten. Auf diese Weise können Sicherheitsverantwortliche nützliche Besucherdaten abrufen, wann immer sie diese benötigen, und auf der Grundlage von Informationen, wie der Feststellung verdächtiger Aktivitäten, die eventuell zu einer Verweigerung des Zutritts führen, rasche Entscheidungen treffen.
4. Die Mühsamkeit von Prüfungen, Berichtswesen und Compliance
Für viele Unternehmen ist der Abgleich von Zugangsprotokollen für gesetzliche oder Ad-hoc-Zwecke eine enorme und unliebsame Aufgabe. Dies behindert die physische Sicherheit umso mehr, als es sich um langwierige manuelle Prozesse handelt, die anfällig für Ungenauigkeiten und menschliche Fehler sind. Ganz abgesehen davon, dass potenzielle Risiken oder ungewöhnliche Muster unbemerkt bleiben können, wenn keine Prüfungen erfolgen oder das Berichtswesen nicht funktioniert.
Mit den Besuchermanagement-Lösungen von HID können Unternehmen zusätzlich zum ständigen intelligenten Berichtswesen Prüfpfade (Audit Trails) anlegen, um Prüfungen zu erleichtern und Zugriff auf Berichte zu erhalten, die auf Zeit, Standort und anderen Faktoren basieren. Sollte ein Notfall in einem Gebäude eintreten, kann das Empfangspersonal in Sekundenschnelle einen Bericht abrufen, der alle Besucher vor Ort auflistet, bevor eine Evakuierung durchgeführt wird.
5. Mangelnde Datensicherheit
Besucherbücher mit händigen Eintragungen erhöhen das Risiko von Fälschungen und Datenschutzverletzungen, da sämtliche Daten (oder deren Fehlen) für jedermann sichtbar ist. Setzen Sie stattdessen eine Besuchermanagementlösung ein, die Daten digital erfasst und speichert, die von überall und jederzeit abgerufen werden können - insbesondere bei einer Prüfung oder im Notfall. Das bedeutet, dass Ihre Besucherprotokolle die Sicherheitsintelligenz besitzen, um auf Unternehmensebene zu funktionieren.
6. Manuelle Prozesse, die anfällig für menschliche Fehler sind
Unzählige manuelle Prozesse steigern unweigerlich das Fehlerrisiko. Wird aber das Empfangs- oder Sicherheitspersonal mit anderen Aufgaben konfrontiert, die deren sofortiges Handeln erfordern, z.B. der Empfang eines Besuchers, steigt das Risiko und Verwaltungsaufgaben bleiben eventuell unerledigt oder werden falsch ausgeführt. Diese menschlichen Fehler gefährden die erste Verteidigungslinie eines Unternehmens.
Aus diesem Grund liegt der Schlüssel in der Automatisierung. Nutzen Sie eine Lösung, die Besucherprozesse wie Vorregistrierung, Screening, Warnmeldungen, Ausweiskontrollen, Genehmigungsworkflows und vieles mehr automatisiert und vereinfacht. Dadurch werden nicht nur der manuelle Aufwand, Routinehandlungen und Fehler reduziert, sondern auch die Notfallstrategie eines Unternehmens verbessert.
7. Mangelnde Integration zwischen internen Geschäftssystemen und digitalem Eingangsbereich
Besteht keine Verbindung zwischen Sicherheitssystemen und weiteren Systemen in Ihrem Unternehmen, ist die Sicherheit gefährdet. Nutzen Sie Ihren Eingangsbereich als Erweiterung Ihrer Geschäfts- und Sicherheitsstrategie für einen flexiblen und allumfassenden Ansatz. Besuchermanagement-Lösungen von HID lassen sich nahtlos in verschiedene Datenquellen wie PACS, Verzeichnisse, Personal- und IT-Datenbanken, physische Sicherheitsabteilungen, Kalenderanwendungen, externe Listen und mehr integrieren, um einen physisch und digital einheitlichen Ansatz für die Sicherheit zu schaffen.
Für den perfekten digitalen Eingangsbereich nutzen Sie Integrationen, die nahtlos Sicherheitssoftware mit benutzerorientierter Hardware kombinieren – wie HID SAFE Visitor Manager mit den Vgreet Front Lobby Kiosk von Vpod Solutions. Diese beeindruckenden und vielseitig einsetzbaren Konsolen erweitern den HID SAFE Visitor Manager, indem sie Besuchern eine ganze Reihe zusätzlicher Dienste an einem einzigen und sicheren Punkt bieten, darunter Sprachaktivierung, Wegbeschreibung, virtueller Concierge, Zimmerbuchung und mehr.
Sie sehen also, dass ein integriertes Besuchermanagement die Herausforderungen der physischen Sicherheit meistern kann. Erfahren Sie mehr über die HID-Softwarelösung zur Besucherverwaltung und entdecken Sie die Front Lobby-Lösungen von Vpod. Oder entnehmen Sie unserem ausführlichen Leitfaden, wie Sie eine neue Besuchermanagementlösung finden und einsetzen.
Nitin Parihar verfügt über mehr als 12 Jahre Erfahrung im Bereich Identitäts- und Zutrittsverwaltung. In den letzten 6 Jahren war Nitin für das Produktmanagement und Produktmarketing für HID Visitor Manager und PIAM-Produkte zuständig. Vor seinem Einstieg bei HID leitete er ein Team zur Betreuung von IAM-Produkten bei Thomson Reuters. Er lebt in Fremont (Kalifornien).