Verwaltung von Besucherausweisen – Antworten auf Ihre Fragen

Der Schutz des physischen Zugangs zu Ihren Gebäuden und Einrichtungen ist unverzichtbarer Bestandteil eines starken Sicherheitsmanagements. Ausstellung, Tracking und Entzug von Besucherausweisen ermöglichen Ihnen, das Risiko des unbefugten Zutritts zu verringern und Ihre Mitarbeiter und Systeme zu schützen. Ein integriertes Identitäts- und Zugangsmanagementsystem (Identity and Access Management, IAM) eröffnet Ihnen eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Besucherausweisen und Badges, wodurch Ihnen detailliert abgestimmte Konzepte und Protokolle zur Sicherung der physischen Umgebung zur Verfügung stehen.

Sicher haben Sie Fragen zu Besucherausweisen – wir helfen Ihnen gern weiter.

Warum sind Besucherausweise so wichtig?

Unser Beitrag Wie wird ein sicheres Besuchermanagementsystem eingerichtet belegt, dass Ausweise als Teil eines integrierten IAM wichtig sind, weil sie:

sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Mitarbeiter, Kunden und sonstige Besucher Zugang zu Ihren Gebäuden erhalten.
vor Kriminellen und Social Engineers schützen, die versuchen könnten, sich in Ihre Räumlichkeiten einzuschleichen oder sich auf andere Weise Zugang zu verschaffen.
Ihre physischen Geräte, Server, Workstations und anderen Systeme vor physischen Angriffen und Datendiebstahl schützen. Dies ist aktuell wichtiger denn je, da sich weniger Menschen – und Augen – in Ihrem Gebäude aufhalten.
verhindern, dass Unbefugte physisch auf Ihre Netzwerke und Systeme zugreifen, um Hardware-Hacking-Tools oder Abhörgeräte zu installieren.

Was genau ist ein Besucherausweis?

Aus der Sicht des Besuchermanagements ist der Besucherausweis ein Gegenstand zur einmaligen Verwendung, der an eine bestimmte Person gebunden ist, die das Gelände Ihres Unternehmens betritt. Besucherausweise unterscheiden sich von Mitarbeiterausweisen, obwohl sie ähnliche Funktionen haben, wie:

Überprüfung der Identität
Autorisierung von Personen für den Zutritt zu bestimmten Bereichen Ihres Firmengeländes
Besucher-Tracking

Ein Besucherausweis kann physisch oder virtuell vorliegen.

Welche Informationen enthält ein Besucherausweis?

Die auf dem Ausweis hinterlegten Informationen können sich in Abhängigkeit von Ihren Sicherheitsanforderungen unterscheiden, umfassen aber in der Regel:

den Namen des Besuchers
ein Lichtbild des Besuchers
Datum, Uhrzeit und Dauer des Besuchs
den Namen der Person, die den Besucher empfängt
einen scannbaren QR-Code, um Zutritt zu erhalten

Auf den Ausweisen lassen sich auch die Daten früherer Besuche, die Zugehörigkeit des Besuchers zu einer größeren Gruppe, der Berechtigungsnachweis des Besuchers und andere wichtige Informationen hinterlegen.

Worin unterscheiden sich physische und virtuelle Besucherausweise?

Ein physischer Besucherausweis wird in der Regel auf Anforderung gedruckt, wenn sich ein Besucher in Ihrem Unternehmen anmeldet. Besucher tragen diesen Ausweis dann für die Dauer ihres Aufenthalts. Ein virtueller Ausweis kann an das Mobilgerät der Besucher gesendet und dann wie ein physischer Ausweis vorgelegt werden.

Können Besucher ihre Ausweise selbst ausstellen?

Ja. Eine leistungsfähige IAM-Plattform bietet Funktionen wie Self-Service-Kioske, an denen sich Besucher anmelden, ihre Identität bestätigen und ihren Ausweis entgegennehmen können.

Kann ein Sicherheitsteam den ausweisbasierten Zugang steuern, nachdem der Besucherausweis ausgestellt worden ist?

Ja. Integrierte Ausweisverwaltung bedeutet, dass physische Sicherheitsteams die Rechte eines Besuchers zum Betreten bestimmter Bereiche in Ihrem Unternehmen ergänzen, ändern oder entziehen können. Diese Aktualisierungen können mit sofortiger Wirkung vorgenommen werden.

Können Sie einen Besucherausweis wiederverwenden?

Ja, einige Besucherausweise (z.B. HID Seos-Karten) können wieder verwendet werden, sofern sie nur für die erforderliche Besuchszeit zugewiesen und am Ende des Besuchs zurückgegeben werden. Anstatt wiederverwendbare PVC-Karten zu nutzen, könnte man auch einen papier- oder stickerbasierten Ausweis drucken, der den Besucher identifiziert. Beide Ausweisarten lassen sich zu Identifikations- und Zugangszwecken in einen Klarsichthalter einstecken.

Welche Vorteile bieten Besucherausweise für Besucher?

Besucher können sich vorab registrieren lassen, sodass sie am Besuchstag Ausweise schneller erhalten.
Besucher können Ausweise schnell und einfach über einen Self-Service-Kiosk ausstellen, um einen reibungslosen und zügigen Ablauf zu gewährleisten.
Besucher müssen sich nicht in ein Besucherbuch eintragen
Berührungsloser Check-in heißt, dass keine Gefahr besteht, kontaminierte Oberflächen zu berühren.
Besucher mit Zugangsausweisen können sich nahtlos zwischen den autorisierten Bereichen des Gebäudes bewegen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eine betreuende Person zu bestimmen, die die Gäste begleitet, Türen und Drehkreuze öffnet oder gesicherte Aufzüge bedient.
Besucherausweise dienen einem reibungslosen Besucherverkehr und weisen Mitarbeiter sichtbar darauf hin, Gäste bevorzugt zu behandeln (VIP).

Welche Vorteile bieten Besucherausweise für Sicherheitspersonal?

Das Sicherheitspersonal kann sich darauf verlassen, dass die Identität der Besucher überprüft und die richtigen Kontrollfragen gestellt wurden, um in die Räumlichkeiten zu gelangen.
Das Sicherheitspersonal kann sensible Bereiche schützen, indem der Zutritt mit Besucherausweisen nur für Orte mit geringem Risiko gewährt wird.
Das Sicherheitspersonal kann die auf Besucherausweisen hinterlegten Berechtigungen mit sofortiger Wirkung ergänzen, widerrufen und ändern.
Ausweise können so konfiguriert werden, dass sie nach einer bestimmten Frist automatisch ablaufen.
Ausweise werden als Teil des Check-in-Prozesses sofort ausgestellt und verfügen über Integrationsfunktionen zur Synchronisierung aktiver Besucherausweise mit vorhandenen Identitäts- und Zugangsmanagementsystemen.
Bei der Ausstellung von Ausweisen wird ein Prüfpfad erstellt, der für die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen unerlässlich ist.

Welche Vorteile bieten Besucherausweise für andere?

Das Facility Management kann nachverfolgen, wo sich Besucher aufhalten, was in Notfallsituationen sehr hilfreich ist.
Empfangspersonal kann sich darauf konzentrieren, Besuchern und sonstigen Personen wertschöpfende und nützliche Dienstleistungen zu bieten.
Mitarbeiter können den Zutritt erhalten, den sie für den jeweiligen Tag benötigen, falls sie ihren Mitarbeiterausweis vergessen oder verloren haben.
Die Ausgabe eines Besucherausweises kann das Erfordernis für betreuende Personen oder Veranstalter einschränken, Besucher in Gebäudebereiche mit geringem Risiko zu begleiten, während der Zugang der Besucher weiterhin getrackt wird.

Wann reichen Besucherausweise nicht aus?

Wie der Name schon sagt, sind Besucherausweise in erster Linie für Besucher gedacht. Unternehmen, die Ausweise für Mitarbeiter, Vertragsnehmer, Lieferanten und sonstige erweiterte Nutzerprofile ausstellen, sollten eine umfassendere Lösung für die Ausweisverwaltung in Betracht ziehen.

Ist es möglich, kundenspezifische Besucherausweise zu erhalten?

Ja, die Ausweise können genau nach den Vorgaben des Unternehmens gestaltet werden, einschließlich Branding.

Besuchermanagementlösungen von HID bieten leistungsfähige und flexible Lösungen, um jedweden Besucher-Workflow zu verwalten. So können Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen und Wartezeiten für Besucher verkürzen, während Sie gleichzeitig Mitnutzung und Sicherheitsverstöße verhindern. Besuchermanagementlösungen von HID:

stellen die korrekten Zugangsbestimmungen für jeden Identitätstyp bei jedem Besuch sicher – am Empfang oder durch einen automatisierten Self-Service-Check-in.
entlasten das Empfangspersonal bei Aufgaben wie Onboarding, Sicherheitsüberprüfung, Vorabgenehmigung und Abmeldung von einzelnen Besuchern oder auch großen Gruppen.
verbessern in Notfallsituationen die Sicherheit aller Personen in Ihren Räumlichkeiten.

Sie können sicher sein, dass Sie die hinsichtlich Compliance und Veranstaltungen geltenden Vorschriften erfüllen. Erfahren Sie mehr über die Besuchermanagementlösungen von HID.

Kate Kim verfügt über mehr als 15 Jahre Praxiserfahrung in den Bereichen Zutrittskontrolle und Besuchermanagement. In den letzten fünf Jahren leitete sie das Produktmarketing und -management für HID Visitor Solutions und für das EasyLobby^® SVM^TM-Produkt. Bevor sie zu HID kam, führte sie bei der Target Corporation ein globales Team, das den Kartenzugang und den Support im Eingangsbereich in unterschiedlichen Umgebungen verantwortete. Ihr Dienstsitz ist Minneapolis, MN.